[KNS뉴스통신=이미나 기자] ‘전자책’이 등장할 정도로 많은 것들이 전자화 되었지만 여전히 많은 업무현장에서는 종이 문서를 사용하고 있다. 아무리 종이가 인류 3대 발명품 중 하나라고 하지만 종이 문서에는 유출로 인한 보안상의 문제가 발생할 수 있는 데다가 구입 비용, 그리고 보관과 검색의 어려움이라는 단점이 끊임없이 제기되어 왔다.
이에 정부에서도 행정업무의 효율성을 향상시키기 위해 전자문서를 도입하기 시작했으며 이후 일상생활에서도 전자문서 사용이 빠르게 확대되기 시작했다. 하다못해 휴대폰 구입 시에도 태블릿 PC를 통해 개인 정보 활용 동의서나 가입 관련 서류를 작성하게 되었으며 심지어 연간 3억 장 이상 발급되는 주민등록등본을 전자문서로 대체하는 방법이 추진되고 있다.
이러한 분위기는 병원이나 뷰티샵 등 회원 관리가 필요한 곳으로도 빠르게 확대되고 있다. 병원의 경우, 특히 환자의 병력이나 상담 내용 등을 종이에 수기로 기록하는 경우가 많았지만 최근에는 전자 문서 도입으로 환자 정보를 보안화 해 저장할 수 있게 됐고 치료나 수술에 필요한 동의서 작성 역시 전자로 이루어지면서 경제적인 효과까지 거두게 됐다.
대표적인 예가 바로 병원 고객관리 프로그램 ‘지니매니저’다. 스포츠서울의 ‘2018 고객신뢰도대상’에 선정되기도 한 ‘지니매니저’는 병원, 미용실, 피부관리실 등에서 환자, 회원 관리를 효율적으로 할 수 있는 프로그램으로 업계의 호응을 얻고 있다.
‘지니매니저’의 주요 기능은 크게 펜차트, 고객관리, 마케팅 관리로 나뉜다. 종이차트의 가장 큰 장점은 펜으로 자유롭게 메모나 기록이 가능하다는 점인데 이를 그대로 옮겨 전자차트에서도 적용한 ‘펜차트’ 기능을 선보였다. 태블릿PC에 펜으로 기록을 하듯 자연스러운 작성이 가능하며 편집과 수정도 자유롭기 때문에 업무 응대 속도를 개선하는 데도 도움을 준다.
또한 100% 암호화로 개인 정보를 완벽하게 보호할 수 있어 안전하며 상담 과정에서 방문 날짜 별 사진이나 자료를 쉽게 로드해 볼 수 있기 때문에 더욱 간편하고 효율적인 상담이 가능하다.
뿐만 아니라 고객의 예약과 예약 변동, 방문현황 카운트, 신규·재방문 고객 정보를 간편하게 조회할 수 있어 고객 관리가 손쉬우며 매출집계, 방문경로별 DB분석, 신규·단골·휴면 고객 조회, 마케팅 문자 전송 등 마케팅에 최적화 된 기능을 제공함으로써 마케팅 파트너로서도 호평이 높다.
안드로이드 및 iOS기반의 모바일 기기라면 태블릿 PC, 스마트폰으로 어디서든 연동, 사용이 가능하기 때문에 장소에 구애 받지 않고 업무 진행이 가능하며 무료 클라우드 서비스를 통해 언제 어디서나 데이터 공유가 가능한 것은 물론이고 백업 기능으로 데이터를 보다 안전하게 보관할 수 있다.
관계자는 “실무자들이 이직 후 ‘지니매니저’를 다시 찾을 정도로 업무 효율성을 높인 프로그램”이라고 소개하면서 “각 병원 특성에 맞춰 개발해 보다 편리한 사용이 가능하기 때문에 병원 개원을 앞둔 의사, 실무자들의 문의가 이어지고 있다”고 밝혔다.
한편 ‘지니매니저’는 7일 간 무료 체험 기회를 제공하고 있으며 전자계약시스템과 관련한 자세한 사항은 홈페이지를 통해 확인이 가능하다.
이미나 기자 kns@kns.tv
